Der Podcast

Die ersten Angebote kalkulieren: Warum dir das nicht perfekt gelingen wird (und das völlig okay ist)

“Wie kalkuliere ich meine ersten Angebote richtig?” Diese Frage beschäftigt praktisch jeden, der sich selbstständig macht. Die gute Nachricht: Du bist damit nicht allein. Die realistische Nachricht: Deine ersten Angebote richtig zu kalkulieren wird dir nicht gelingen. Aber lass mich erklären, warum das kein Grund zur Verzweiflung ist – sondern vielmehr eine Einladung, entspannt und trotzdem verantwortungsvoll an die Sache heranzugehen.

Der Druck-raus-Moment: Perfektion ist eine Illusion

Beginnen wir mit einer Entlastung, die vielen GründerInnen die Schultern entspannen lässt: Das erste Angebot richtig zu kalkulieren wird dir nicht gelingen. Punkt. Du kannst Tage und Wochen lang herumrechnen, dir den Kopf zermartern und schlecht schlafen – am Ende bleibst du im Lernprozess. Und weißt du was? Das ist vollkommen in Ordnung.

Der Grund dafür ist simpel: Als frischgebackene/r Unternehmer/in fehlen dir schlicht die Erfahrungswerte. Wie lange wirst du für einen Workshop wirklich brauchen? Wie viele Yogastunden kannst du realistisch pro Monat anbieten? Welchen Aufwand bedeutet die Kundenakquise? All das lernst du erst durchs Tun.

Das Schöne an der ganzen Sache: Deine Preise sind nicht in Stein gemeißelt. Als Solopreneur/in hast du die Freiheit, relativ schnell zu lernen und nachzujustieren. Wenn du dich verkalkuliert hast, dann hast du beim nächsten Mal genug Argumente und Erfahrungswerte, um entsprechend nachzuregeln.

Die drei K der Preiskalkulation: Kosten, Konkurrenz und Kunde

Wenn wir über Kalkulation sprechen, dann gibt es drei wesentliche Faktoren, die zusammenspielen müssen:

Kosten: Welche Aufwände habe ich, damit ich mein Business betreiben kann? Das umfasst nicht nur die offensichtlichen Dinge wie Miete oder Material, sondern auch die weniger sichtbaren Kosten wie Sozialversicherung, Steuern, Urlaubszeiten, Krankheitstage und Leerstandszeiten zwischen Beauftragungen.

Konkurrenz/Markt: Was verlangt der Markt für vergleichbare Leistungen? Diese Frage gibt dir eine Orientierung, ersetzt aber niemals deine eigene Kostenkalkulation.

Kunde: Was ist der Kunde bereit zu zahlen? Diese Größe kann wiederum eine völlig andere sein als das, was deine Kosten ausspucken oder was die Konkurrenz verlangt.

Die Kunst besteht darin, diese drei K in eine vernünftige Übereinstellung zu bringen. Aber Achtung: Beginne niemals damit, dich am Markt zu orientieren, wenn du deine eigenen Kosten nicht kennst. Das ist der klassische Blindflug.

Der fundamentale Fehler: Orientierung am Markt ohne Kenntnis der eigenen Kosten

Stell dir vor, du siehst, dass jemand eine Yogastunde um 15 Euro anbietet. Du denkst: “Gut, dann mache ich das auch.” Aber du weißt nicht, ob dieser Preis deine Kosten deckt. Vielleicht hat die Konkurrenz niedrigere Mietkosten. Vielleicht bietet sie zwanzig Stunden pro Woche an, während du nur zehn anbieten kannst. Vielleicht hat sie zusätzliche Einnahmequellen.

Wenn du deine eigenen Kosten nicht kennst, dann weißt du nicht, ob 15 Euro ein Gewinn sind oder ob du bei jedem Kunden draufzahlst. Das ist kein nachhaltiges Geschäftsmodell – das ist Russian Roulette mit deiner Existenz.

Die Kalkulations-Grundlagen: Was du wirklich wissen musst

Für Standardangebote (also wenn du im Prinzip immer die gleiche Leistung anbietest) kannst du dich an folgenden Fragen orientieren:

Welche Fixkosten habe ich? (Miete, Versicherungen, Software-Abos, etc.)
Welche variablen Kosten entstehen pro Kunde/Auftrag? (Material, spezifische Tools, etc.)
Wie hoch ist mein interner Stundensatz? (Also was muss eine Stunde meiner Arbeit kosten, damit sich das Business trägt?)
Wie viele verkaufbare Einheiten kann ich realistisch pro Monat anbieten?
Welche Gewinnspanne brauche ich als Puffer für Ausfälle, Urlaub, Krankheit, Investitionen?

Die Grundidee: Wenn ich meine eigenen Kosten kenne und weiß, wie viele Einheiten (Stunden, Workshops, Beratungen) ich im Monat anbieten kann, dann habe ich die Bestandteile für einen ersten Preis. Das Gesamtbudget, das ich benötige, dividiert durch die verkaufbaren Einheiten – so komme ich auf einen errechneten Basispreis.

Die Gewinnspanne: Mehr als nur ein nettes Extra

Hier ein Punkt, den viele unterschätzen: Die Gewinnspanne ist nicht optional. Sie ist nicht das Sahnehäubchen, das man sich gönnt, wenn alles gut läuft. Sie ist essentiell für das Überleben deines Business.

Warum? Weil du als Selbstständige/r:

Keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall hast
Keinen bezahlten Urlaub bekommst
Lehr- oder Stillstandszeiten zwischen Beauftragungen hast
Investitionen in dein Business tätigen musst
Sozialversicherung und Steuern selbst finanzieren musst
Für wirtschaftliche Schwankungen gewappnet sein musst

Die Gewinnspanne ist dein Sicherheitsnetz, deine Investitionsreserve, dein Überlebenspuffer. Ohne sie arbeitest du auf Verschleiß.

Die trügerische Sicherheit des gefüllten Kontos

Ein gefährliches Phänomen: Wenn es einigermaßen gut läuft, kommt regelmäßig Geld rein. Selbst mit den falschen Preisen. Du siehst am Ende des Monats ein Plus auf deinem Konto und denkst: “Läuft doch.”

Aber verwechsle das nicht mit der Frage, ob deine Preise richtig kalkuliert sind. Nur weil am Monatsende etwas übrig bleibt, heißt das noch lange nicht, dass der Puffer ausreicht für Sozialversicherung, Finanzamt, Ausfall, Krankheit, Urlaub und zukünftige Investitionen.

Diese Sicherheit hast du nur dann, wenn hinter deinen Preisen eine solide Kalkulation steht, in der all diese Faktoren berücksichtigt sind. Sonst befindest du dich im Blindflug – auch wenn du das Gefühl hast, dass alles funktioniert.

Individuelle vs. Standardangebote: Der Unterschied in der Kalkulation

Bei Standardangeboten (die gleiche Yogastunde, die gleiche Beratungsstunde, das gleiche Coaching-Paket) ist die Kalkulation relativ klar: Du kannst ausrechnen, wie viel Material du brauchst, wie lange du dafür arbeitest, und kannst das auf eine bestimmte Anzahl von Kunden/Terminen hochrechnen.

Bei individuellen Angeboten wird es komplizierter. Wenn du Projekte kalkulierst, Workshops entwickelst oder Beratungen anbietest, die jedes Mal anders aussehen, dann ist die Gefahr der Fehlkalkulation größer. Du schätzt vielleicht 30 Stunden für ein Projekt – in Wirklichkeit werden es 40. Das ist normal. Das passiert allen. Das kannst du nicht vermeiden – du kannst nur daraus lernen.

Die Vorbereitungszeit, die Angebotsphase, die Abstimmung mit dem Kunden – all das kannst du dem Kunden nicht einfach aufbrummen, wenn du dich verschätzt hast. Diese Zeit musst du einkalkulieren oder aus deiner eigenen Lernkurve finanzieren.

Die Lernkurve nutzen: Vom ersten zum optimierten Angebot

Hier kommt die gute Nachricht: Bei vielen Angeboten – besonders bei Workshops, Online-Kursen oder standardisierten Dienstleistungen – kannst du die initiale Fehlkalkulation über die Zeit wieder reinholen.

Wenn du einen Workshop entwickelst, den du dann mehrfach anbieten kannst, dann holst du dir über die Zeit das zurück, was du anfangs vielleicht “zu günstig” kalkuliert hast. Die Entwicklungszeit amortisiert sich. Das Material ist erstellt. Die Abläufe sind eingespielt. Beim zehnten Mal läuft es deutlich effizienter als beim ersten Mal.

Das heißt: Am konkreten Produktangebot oder Dienstleistungsangebot zu feilen ist wahrscheinlich schlauer (mittel- bis langfristig betrachtet) als bei rein individuellen Angeboten, bei denen du immer wieder von vorne anfängst.

Die Nachkalkulation: Der oft vergessene zweite Schritt

Eines ist auch Fakt: Wenn du heute deine ersten Angebote kalkulierst, dann musst du irgendwann zeitversetzt nochmal deine Angebote kalkulieren. Warum? Weil sich Dinge ändern:

Die Materialkosten können steigen
Die Energiekosten können steigen
Deine Miete kann sich erhöhen
Du hast mehr oder weniger Beauftragungen als ursprünglich geplant
Deine eigene Effizienz hat sich verändert
Der Markt hat sich entwickelt

Von Zeit zu Zeit musst du also nachschauen: Bin ich noch richtig unterwegs oder muss ich an der einen oder anderen Stellschraube nachjustieren?

Interessant ist auch: Manchmal entwickelt sich das Business so, dass du sogar günstiger werden kannst. Wenn du mehr Beauftragungen hast, kannst du vielleicht ein besseres Angebot für deine Kunden machen. Oder umgekehrt: Wenn du weniger Beauftragungen hast, musst du vielleicht an der Preisschiene drehen, damit du trotzdem noch deine Fixkosten reinbekommst.

Was dein Steuerberater nicht für dich tut (und auch nicht tun soll)

Ein wichtiger Hinweis: Eure Kalkulationen, StundensÃ¤tze und Preise auszurechnen ist nicht die Aufgabe eures Steuerberaters. Steuerberater sind wichtig und sinnvoll – keine Frage. Aber die eigenen Kalkulationen, die Preisgestaltung, das Ausrechnen des internen Stundensatzes – das ist nicht deren Job.

Dein Steuerberater kann dir Hinweise geben, besonders wenn du eine Aufstellung bekommst, wo GeschÃ¤ftsjahre miteinander verglichen werden. Da kannst du sehen: Okay, ich habe jetzt mehr oder weniger Abschreibungen, höhere Ausgaben, etc. Das kann ein Auslöser sein, nochmal bewusst auf deine Angebote zu schauen und zu prüfen, ob die noch passen.

Aber die initiale Kalkulation, das Verständnis für deine Kosten, die Preisgestaltung – das liegt in deiner Verantwortung. Oder du holst dir jemanden zur Unterstützung, der dich genau bei diesem Prozess begleitet.

Die Königsfrage: Was kostet meine Stunde wirklich?

Wenn du nur eine einzige Zahl aus deiner Kalkulation kennen solltest, dann ist es diese: Dein interner Stundensatz.

Was kostet eine Stunde deiner Arbeit, damit sich dein Business trägt? Diese Zahl ist dein Kompass. Sie sagt dir, ob ein Auftrag sich lohnt. Sie hilft dir zu entscheiden, ob du einen Preis senken kannst oder ob du ihn erhöhen musst. Sie gibt dir Orientierung in Verhandlungen.

Wenn du diese Zahl nicht kennst, dann navigierst du im Nebel. Du weißt nicht, ob du mit einem 60-Euro-Angebot gewinnst oder verlierst. Du weißt nicht, wie viele Kunden du brauchst, um über die Runden zu kommen. Du weißt nicht, wann du die Reißleine ziehen musst.

Das ist kein Kann. Das ist keine Kür. Das ist Pflicht – und zwar von Tag eins an.

Wenn Zahlen nicht dein Ding sind: Hol dir Hilfe

Viele haben mit BWL oder Zahlen nicht viel am Hut. Das ist vollkommen okay. Du musst kein Zahlen-Genie sein, um ein erfolgreiches Business zu führen. Aber diese eine Sache – deine Kosten zu kennen und daraus Preise abzuleiten – die musst du können. Oder du musst dir jemanden holen, der dich dabei unterstützt.

Es gibt Vorlagen, es gibt Kalkulationstools, es gibt Berater, die genau dafür da sind. Aber mach es nicht alleine, wenn du dich unsicher fühlst. Eine Vorlage auszufüllen ist das eine – zu verstehen, was sie dir sagt, ist das andere.

Es hilft enorm, das auch zu besprechen. Wenn eine Vorlage dir eine Zahl ausspuckt, aber du verstehst nicht, was das bedeutet – dann bringt dir die Vorlage wenig. Rede mit jemandem darüber. Lass es dir erklären. Verstehe die Logik dahinter.

Die Hummeln im Hintern: Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Es gibt ein wunderbares Spannungsfeld: Einerseits sollst du gründlich kalkulieren. Andererseits sollst du nicht ewig warten, bis alles perfekt ist. Wie passt das zusammen?

Die Antwort: Du brauchst eine solide Basis – aber keine Perfektion. Wenn du deine Hauptkosten kennst, wenn du einen realistischen Stundensatz errechnet hast, wenn du eine ungefähre Vorstellung hast, wie viele Einheiten du verkaufen kannst – dann ist das gut genug für den Start.

Der Rest wird sich zeigen. Du wirst lernen. Du wirst nachkalkulieren. Du wirst anpassen. Aber dieser erste Schritt – die Auseinandersetzung mit deinen Kosten, das Durchdenken deiner Preise – der darf nicht übersprungen werden.

Und dann kommt der Moment, wo die Hummeln im Hintern kribbeln. Wo du das Gefühl hast: Ich habe genug nachgedacht, ich habe eine Basis, jetzt will ich starten. Hör auf dieses Gefühl. Es ist der Punkt, wo Vorbereitung auf Tatendrang trifft – und das ist ein guter Zeitpunkt für den ersten Schritt.

Ein Wort zum Schluss

Die ersten Angebote richtig zu kalkulieren wird dir nicht perfekt gelingen. Aber was dir gelingen kann – und muss – ist, sie nicht komplett zu verkalkulieren oder überhaupt nicht zu kalkulieren.

Setz dich hin. Schreib deine Kosten auf. Rechne dir deinen Stundensatz aus. Überlege, wie viele Einheiten du verkaufen kannst. Kalkuliere eine vernünftige Gewinnspanne ein. Und dann: Leg los. Der Markt wird dir zeigen, was funktioniert und was nicht.

Du bist vielleicht nur ein Solo-Business, es geht im Prinzip nur um dich – aber genau deshalb musst du dir die betriebswirtschaftliche Brille aufsetzen. Auch wenn du kein Zahlen-Mensch bist. Auch wenn es dir schwerfällt. Dein Business wird mittel- bis langfristig nur dann funktionieren, wenn die Zahlen stimmen.

Und wenn deine Taschenrechner jetzt glühen, wenn ihr eure Kosten aufschreibt oder eure StundensÃ¤tze nachkalkuliert – dann hat diese Podcast-Folge ihr Ziel erreicht. Gute, richtige Preise sind für jedes Business wesentlich. Und wir wollen, dass ihr lange glücklich im Geschäft seid.

Übrigens: In einem kostenlosen Gründungs-Checkup können wir gemeinsam auf deine Angebote schauen und erste Schritte in Richtung solider Kalkulation gehen. Echte Mathematik, nicht nur Bauchgefühl – damit du weißt, ob deine Preise tragen oder ob du nachbessern solltest.

Die Links

Folge #16: Brauche ich einen Steuerberater?

#95: Wie kalkuliere ich meine ersten Angebote richtig?